○公立甲賀病院組合文書取扱規程
平成26年6月12日
訓令第9号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 収受及び配布(第7条―第9条)
第3章 処理(第10条・第11条)
第4章 形式(第12条―第15条)
第5章 発送(第16条―第22条)
第6章 掲示(第23条―第27条)
第7章 整理、保管、保存及び廃棄(第28条―第40条)
第8章 点検及び調査(第41条)
第9章 補則(第42条)
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、公立甲賀病院組合(以下「病院組合」という。)における文書の処理、作成及び取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(事務処理の原則)
第2条 事務は適正かつ迅速に処理しなければならない。
2 文書は公甲賀病院組合情報公開条例(平成19年公立甲賀病院組合条例第4号)の目的に従い、適切に管理されなければならない。
3 文書は、正確に、やさしく、分かりやすくすることを基本として作成しなければならない。
(1) 事務局 病院組合総務課
(2) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録をいう。
(3) 電磁的記録 電子式方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。
(4) 課 第1号に掲げる病院組合の課をいう。
(5) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(6) 課長補佐等 前号に規定する課等の長を補佐する職にある者をいう。
(7) 主管課 当該文書に係る事案を所掌する課等をいう。
(8) 文書主管課 第2号に掲げる病院組合の文書、物品を担当する課等をいう。
(9) 保管 文書を主管課の執務室内に収納し、当該主管課が管理することをいう。
(10) 保存 文書を主管課の執務室内又は書庫に保存しておくことをいう。
(11) 保存年数 文書を主管課の執務室内又は書庫に保存しておく期間をいう。
(12) ファイリング・システム 体系的に文書の保管、保存及び管理する方法をいう。
(病院組合総務課長の責務)
第4条 病院組合総務課長は、事務処理が適正かつ円滑に運用されるよう、必要な調査を行い、指導及び改善に努めなければならない。
(主管課長の責務)
第5条 主管課長は、事務が適正かつ迅速に処理されるよう留意し、事務処理の円滑な運用に努めなければならない。
(文書取扱主任者)
第6条 主管課におけるファイリング・システムの維持管理と推進を目的として、主管課に文書取扱主任者を置く。
2 文書取扱主任者は、当該主管課長が選任するものとする。
3 文書取扱主任者は、次に掲げる事項を処理するものとする。
(1) 所管する事務に係る法令の調査及び解釈に関すること。
(2) 収受文書及び起案文書の審査に関すること。
(3) 課内の電磁的記録の収受及び処理に関すること。
(4) 課内の文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(6) 課内におけるファイリング・システムの推進に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
第2章 収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第7条 病院組合に送達された文書は、すべて文書主管課において収受し、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
ア 請求書、領収書、見積書及び送状
イ 照復を要しないと認めるもの
(3) 書留、配達証明等は、特殊郵便物受付簿(様式第5号)に記載し、関係の所属又はあて名の者に配付し、受領印を徴する。
(4) 官報、公報等に病院組合に直接関係がある記事のあるときは、関係する病院組合各施設に回覧した上保管するものとする。ただし、定期刊行物又は軽易な文書は、受付印を押し、適宜処理するものとする。
(5) 異議申立書その他の文書で収受の日時が権利の得喪又はその変更に関係を有するものは、受付印の外に収受の時刻を記載し、かつ、その封皮を添付しておかなければならない。
(送別未納等の取扱い)
第8条 送達された郵便物等の料金が未納又は不足の場合においては、病院組合総務課長が必要と認める場合に限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。
(電磁的記録の収受)
第9条 電磁的記録を受けたときは、電子媒体又は出力により紙に記録したものを主管課に引き継がなければならない。
2 主管課における外部からの電磁的記録の収受については、主管課長又は文書取扱主任者を電磁的記録の担当者と定め、その収受が通信回線を利用したものについては1日2回以上確認するものとする。
3 電磁的記録は、出力により紙に記録し、第7条の規定により、収受の処理をするものとする。
4 電磁的記録に電子署名が付与されている場合は、次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 電磁的記録の電子署名を検証すること。
(2) 電磁的記録の形式を確認し、当該電磁的記録を速やかに紙に出力し、当該電磁的記録の余白に「電子署名文書」印(様式第7号)を押すこと。
(4) 電磁的記録については、必要に応じてメールで送付する等の方法により、当該電磁的記録の担当者に配布すること。
第3章 処理
(処理の方針)
第10条 主管課長は、回付された文書を閲覧し、必要があるものについては、指示、意見、処理、合議の必要の有無等を示して、課長補佐等、主管係長及び担当者に回付する。
2 前項の手続きを経た場合において、主管課長は、閲覧区分者まで速やかに回付するものとする。
3 回付終了後、処理に起案を要するものについては、速やかに起案しなければならない。
第11条 文書主管課を経ないで直接主管課に送達収受した文書は、直ちに文書主管課に回付し、収受の手続を経なければならない。
第4章 形式
2 起案文書は、平易かつ簡潔に記載しなければならない。
3 起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。
4 起案者は、回議書に決裁区分、起案年月日、施行年月日、保存年数、起案者名及び標題を記載しなければならない。ただし、発送文書の起案の場合は発番号及び発送者を所定の欄に記載しなければならない。
5 起案文書の施行に際し、緊急を要する場合、第22条第2項に規定する公印を省略する場合、又は機密事項に属する場合については、その旨を明示しなければならない。
(起案文書の回議及び決裁)
第13条 起案文書はその決裁区分により回議し、決裁を受けなければならない。
2 特に急を要する起案文書は起案者が自ら携行しなければならない。
3 主管課長は、起案文書を回議するに際し、公立甲賀病院情報公開条例の規定に基づく公開の予備的判断を行い、判断に伴う所要事項を記載しなければならない。
(緊急事案の手続)
第14条 緊急処分の必要がある事案で、所定の手続をする暇がないときは、上司の指揮を受け、便宜決定することができる。
2 前項の処置をしたときは、施行後直ちに所定の手続きを取らなければならない。
(文書の浄書)
第15条 決裁された文書は、特に指示のある場合を除き、直ちに浄書、校合を行わなければならない。
第5章 発送
(文書の記号、番号及び日付)
第16条 文書には次に定めるところにより、記号及び番号を付け、かつ、文書施行の日付を記載しなければならない。
(3) 公告には番号をつけない。
(4) 議案には議案簿(様式第12号)により提出の順序による番号を付けなければならない。この場合においては、番号に議案の文字を冠さなければならない。
(5) 達又は指令には、達・指令簿(様式第11号に準ずる。)により令達の順序により番号を付さなければならない。この場合においては、公立甲賀病院組合の文字を冠しなければならない。
(6) 一般文書は、文書発送簿(様式第13号)により発生の順序による番号を付けなければならない。病院組合総務課においては「甲病組総」を、病院組合会計課においては「甲病組会」を冠する。
2 前項に掲げる番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終了するものとする。
(文書の発信者名等)
第17条 文書の発信者名は、管理者名をもってしなければならない。ただし、文書の性質又は内容により決裁権者の職氏名を用いることができる。
2 文書には、照会等の便宜に資するため、当該文書に担当者の課名、係名、氏名、電話番号等を記載するものとする。
(公印の押印等)
第18条 発送する文書には公立甲賀病院組合公印規定(平成8年甲賀郡国民健康保険病院組合訓令第2号)の規定による公印手続きにより公印を押印し、特別の定めのあるもの及び重要なものについては契印を押さなければならない。
(1) 通知、照会等に係る文書で軽易なもの
(2) 送付状
(3) 前各号に掲げるもののほか、軽易な文書として病院組合総務課長が認めたもの
3 前項の規定により公印を省略しようとするときは、当該文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。ただし、その必要がないと認めるときは、当該記載をしないことができる。
第19条 公印は、常に堅ろうな容器に納め、施錠し、その取扱いを厳正に管理しなければならない。
(文書の発送)
第20条 文書の発送は、文書主管課において行わなければならない。
2 文書を発送するときは、回議書に施行及び発送年月日を記入しなければならない。
3 文書の発送において郵便切手等が必要な場合は郵便切手受払簿(様式第14号)に記載し、切手等の支出を明らかにする。
4 特別の取扱いを要するものには、その種別を「重要」、「秘」、「親展」、「至急」、「速達」、「書留」、「何々同封」等を封皮の表部に表示する。
(勤務時間外の文書の取扱い)
第21条 勤務時間外又は休日において発送を要する文書は、回議書を発議した主管課において発送しなければならない。
(発信)
第22条 通信回線を利用して電磁的記録を送信する場合は、主管課の電磁的記録の担当者が発信するものとする。
2 前項の規定により発信された文書は、その発信をもって発送された文書とみなす。
第6章 掲示
(掲示事項)
第23条 公立甲賀病院組合公告式条例(昭和35年甲賀郡国民健康保険病院組合条例第3号)の定める掲示場に掲示する事項は、次のとおりとする。
(1) 条例、規則、告示及び公告
(2) 前号に掲げるものを除くほか、一般に周知させることを適当とするもの
(掲示期間)
第24条 掲示期間は10日間とする。
(回議書の提出)
第25条 掲示場に掲示しようとするときは、掲示の前3日までに回議書に掲示する文書の必要枚数を添え事務局に提出しなければならない。
(掲示手順)
第26条 回議書を発議した主管課において、種別ごとに掲示事項の原本を作成しなければならない。
(回議書の返却)
第27条 掲示場に掲示された事項に係る回議書は、当該回議書に公布又は令達の番号及び掲示年月日を記入し、発議の主管課長に返却するものとする。
第7章 整理、保管、保存及び廃棄
(文書の管理)
第28条 文書の管理はファイリング・システムにより管理するものとする。
(文書の所在把握)
第29条 主管課長は、主管課で収受し、又は発生した文書の所在を常に把握しておかなければならない。
(保存年数)
第30条 文書の保存年数は、永年、10年、5年、3年又は1年とする。
2 法令その他別段の定めがあるもののほか、文書の保存年数は、別表第1に基づくものとする。
(文書の種別)
第31条 文書の種別のため、大分類、中分類、小分類及びファイルコードを設けるものとする。
2 大分類、中分類及び小分類は別表第2の文書管理基準表に基づくものとする。
3 ファイルコードは、別表第2の文書管理基準表に基づくものとする。
(文書の整理)
第32条 文書は、分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。
2 文書の管理は、個別フォルダーとボックスを使用するものとする。ただし、個別フォルダー及びボックスにより保管することが不適当なものについては、この限りでない。
3 個別フォルダーの使用に当たっては、ファイルタイトル(文書件名)、保存年数、主管課名、文書分類コードその他所要事項を記載しなければならない。
(文書の保管)
第33条 文書の保管は、主管課において行い、原則として会計年度ごとに行うものとする。ただし、会計年度ごとにより難い場合は、案件ごと又は累積で保管することができる。
2 主管課は、文書の所在を明示するために、文書ファイル管理簿(様式第16号)に登録するものとする。
(保管期間等)
第34条 主管課で収受し、又は発生した文書は、当該文書を収受した日又は当該文書が発生した日の属する会計年度の翌会計年度末まで主管課で保管するものとする。
2 文書の保存期間の起算日は、文書を収受した日又は文書が発生した日の属する会計年度の翌会計年度の初日とする。
3 前項の規定にかかわらず、暦年で区分して保管する文書の保存期間の起算日は、当該文書を収受した日又は当該文書が発生した日の属する年の翌年の初日とする。
(保管期間を経過した文書等の取り扱い)
第35条 文書取扱主任者は、保管期間を経過した文書については、文書保存箱に収納しなければならない。
2 文書保存箱には、廃棄の年月日を一にする文書を主管課単位で収納するものとする。
(保存文書の借覧)
第36条 保存文書を借覧しようとするときは、文書借覧簿(様式第15号)に必要な事項を記載し、記名押印して文書主管課長の承認を受けなければならない。
2 借覧期間は、5日以内とする。ただし、特に必要があるときは、文書主管課長の承認を受け期間を延長することができる。
3 借覧した文書は、汚損し、若しくは抜き取り、又は他に転貸してはならない。
(外部持出の制限)
第37条 借覧した文書は、病院組合施設外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事由により文書主管課長の許可を得たときは、この限りでない。
(廃棄処分)
第38条 保存文書の保存年数が経過したときは、病院組合総務課長が主管課長と協議の上、保存文書の廃棄を決定し、主管課長による確認のもとに廃棄処分を実施するものとする。
2 前項にかかわらず、病院組合総務課長が病院組合上歴史的な資料と認めるものについては、この限りでない。
(保存期間の延長)
第39条 主管課長は、保存期間が経過した後も引き続き保存文書を保存する必要があると認めるときは、保存期間の延長を病院組合総務課長に申請し、保存文書の保存期間の延長をすることができる。
(書庫管理)
第40条 書庫は、文書主管課長が管理する。
2 書庫は、常に清潔にし、書庫内では喫煙その他一切の火気の使用をしてはならない。
第8章 点検及び調査
(病院組合におけるファイリング・システムの点検及び調査)
第41条 病院組合におけるファイリング・システムの点検及び調査は、管理者が別に指名するものが当たるものとする。
第9章 補則
第42条 この規程に定めるもののほか、文書の処理、作成及び取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成26年7月1日から施行する。
附則(平成31年3月20日訓令第3号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和5年4月1日規程第1号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第30条関係)
文書保存期間に関する基準
永年保存
1 条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書
2 病院組合議会の会議録及び議決書
3 事業計画及びその実施に関する重要な文書
4 病院組合史その他重要となる文書
5 病院組合の告示、公示、公告、指令及び通達に関する文書
6 重要な組合有財産の取得、処分及び隣地境界等に関する文書
7 職員の履歴書及び任免に関する文書
8 法律関係が10年を超える許可、認可、承認、指定、届出及び契約等に関する文書
9 病院組合施設の竣工図及び消防届出書
10 訴訟、不服申立て等に関する重要な文書
11 公印台帳
12 特に重要な原簿、台帳その他これに属する文書
13 重要な表彰、叙位叙勲及び褒章に関する文書並びに表彰録及び被表彰録
14 重要な儀式又は式典に関する文書
15 病院組合管理者の事務引継書
16 歳入、歳出、予算及び決算書
17 会計簿冊
18 病院組合債に関する文書
19 繰入金に関する文書
20 重要な補助金に関する文書
21 告示通達に関する文書
22 重要な契約に関する文書
23 その他永年保存の必要があると認める文書
10年保存
1 比較的重要な原稿、台帳その他これに類する文書
2 決算を終わった他証拠書類
3 法律関係が5年を超える許可、認可、承認、指定、届出及び契約等に関する文書
4 補助金及び交付金に関する文書
5 寄附又は贈与の受納に関する文書
6 表彰に関する文書
7 統計、調査に関する文書で重要なもの
8 その他10年保存の必要があると認める文書
5年保存
1 請願、要望等に関する文書
2 重要な報告書、届出書その他これらに類する文書
3 法律関係が3年を超える許可、認可、承認、指定、届出及び契約等に関する文書
4 統計、調査に関する文書
5 出勤簿、時間外勤務命令書等職員の勤務実態を証するもの
6 各種日誌
7 会計管理者、事務局長、課長の事務引継書
8 その他5年の保存が必要と認められる書類
3年保存
1 照会、回答等で重要な文書
2 法律関係が1年を超える許可、認可、承認、指定、届出及び契約等に関する文書
3 文書の収受及び発送に関する文書
4 その他1年を超えて保存が必要と認められる書類
1年保存
1 軽易な照会、回答に関する文書
2 病院組合内の軽易な往復文書
別表第2(第31条関係)
文書管理基準表
大分類 | 中分類 | 小分類 | 保存年限 | |||
病院組合に関する事項 | ||||||
001 | 事業計画及び実施に関する事項 | 01 | 事業計画 事業実施 | 01 | 中期目標の作成、変更に関する文書 | 永年 |
002 | 例規に関する事項 | 01 | 規約の制定、改廃 | 01 | 規約の制定、改廃に関する文書 | 永年 |
02 | 条例の制定、改廃 | 01 | 条例の制定、改廃に関する文書 | 永年 | ||
03 | 規則の制定、改廃 | 01 | 規則の制定、改廃に関する文書 | 永年 | ||
04 | 訓令の制定、改廃 | 01 | 訓令の制定、改廃に関する文書 | 永年 | ||
05 | 要綱・要領の制定、改廃 | 01 | 要綱・要領の制定、改廃に関する文書 | 永年 | ||
003 | 病院組合史に関する事項 | 01 | 病院組合史 | 01 | 病院組合の沿革及び病院組合史の資料となる重要な文書 | 永年 |
004 | 病院組合議会に関する事項 | 01 | 議会 | 01 | 議決結果に関する文書 | 永年 |
02 | 会議録に関する文書 | 永年 | ||||
03 | 議員に関する文書 | 永年 | ||||
04 | その他議会に関する文書 | 永年 | ||||
02 | 全員協議会 | 01 | 会議録に関する文書 | 永年 | ||
02 | その他全員協議会に関する文書 | 永年 | ||||
005 | 公告式に関する事項 | 01 | 告示の制定 | 01 | 告示の制定に関する文書 | 永年 |
02 | 公示の制定 | 01 | 公示の制定に関する文書 | 永年 | ||
03 | 公告の制定 | 01 | 公告の制定に関する文書 | 永年 | ||
04 | 公表の制定 | 01 | 公表の制定に関する文書 | 永年 | ||
05 | 公布の制定 | 01 | 公布の制定に関する文書 | 永年 | ||
診療に関する事項 | ||||||
006 | 関係団体支援・協力に関すること | 01 | 職員派遣 | 01 | 職員派遣に関する文書 | 5年 |
02 | 関係団体との連携・協力 | 01 | 国民健康保険診療施設協議会に関する文書 | 5年 | ||
02 | 自治体病院協議会に関する文書 | 5年 | ||||
03 | 医師会に関する文書 | 5年 | ||||
04 | その他関係団体に関する文書 | 5年 | ||||
儀式、栄典、表彰等に関する事項 | ||||||
007 | 儀式又は式典に関する事項 | 01 | 儀式又は式典の実施 | 01 | 重要な儀式又は式典の立案及び実施に関する文書 | 永年 |
02 | 定例の儀式又は式典の立案及び実施に関する文書 | 5年 | ||||
008 | 栄典に関する事項 | 01 | 栄典の授与 | 01 | 叙位叙勲、褒章及び重要な表彰に関する文書(栄典の授与及び伝達文書) | 永年 |
009 | 国・県等の表彰に関する事項 | 01 | 表彰の授与 | 01 | 表彰の授与に関する文書 | 10年 |
010 | 病院組合による表彰に関する事項 | 01 | 表彰の授与 | 01 | 表彰の授与に関する文書 | 10年 |
011 | 表彰録等に関する事項 | 01 | 表彰録に関する事項 | 01 | 全ての表彰録、被表彰録 | 永年 |
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯に関する事項 | ||||||
012 | 応訴に関する事項 | 01 | 応訴 | 01 | 訴訟の提起、応訴の方針、訴訟における主張、立証、判決・和解等に関する文書 | 永年 |
013 | 訴訟の提起に関する事項 | 01 | 訴訟の提起 | 01 | 出訴の方針、訴訟の提起、主張、立証、判決・和解等に関する文書 | 永年 |
文書及び公印の管理に関する事項 | ||||||
014 | 文書ファイルの管理に関する事項 | 01 | 文書ファイルの管理 | 01 | 文書ファイルの管理に関する文書 | 制度廃止に係る特定日以後5年 |
取得した文書の管理に関する事項 | 02 | 取得した文書の管理 | 01 | 取得した文書の管理に関する文書 | 3年 | |
公印の管理等に関する事項 | 03 | 公印の管理等 | 01 | 公印の管理等に関する文書 | 永年 | |
研修会、連絡会議その他会議に関する事項 | ||||||
015 | 病院組合又は病院が主催する研修会等に関する事項 | 01 | 研修会等に関する事項 | 01 | 研修会等の開催及び開催結果等に関する文書 | 3年 |
016 | 他団体(国・都道府県、市町村、その他の団体)が主催する研修会等への出席に関する事項 | 01 | 他団体(国、都道府県県、市町村、その他の団体)が主催する研修会等への出席 | 01 | 開催、出欠及び開催結果等に関する文書 | 5年 |
情報公開及び個人情報保護に関する事項 | ||||||
017 | 文書の開示請求に対する決定及びその経緯 | 01 | 開示請求受付及び開示決定 | 01 | 文書開示請求及び開示決定等に係る文書 | 5年 |
018 | 個人情報の開示請求に対する決定及びその経緯に関する事項 | 01 | 開示請求受付及び開示決定 | 01 | 自己情報開示請求及び開示決定等に係る文書 | 5年 |
委員会、審議会、協議会、会議等(外部委員で構成されるものを含む。)の設置、議事の決定又は了解及びその経緯 | ||||||
019 | 外部委員を含む委員で構成される委員会、審議会、協議会その他会議の設置、諮問事項に関する決定又は了解及びその経緯に関する事項 | 01 | 委員会等の設置、委員の選考、会議の開催、議事録等 | 01 | 委員会等の設置、委員の委嘱、会議の開催、議事及び議事録等に関する文書 | 10年 |
020 | 職員のみで構成される会議の決定又は了解及びその経緯に関する事項 | 01 | 会議の開催 | 01 | 会議の開催、議事及び議事録に関する文書 | 5年 |
組織、人事、内部管理等に関する事項 | ||||||
021 | 組織又は定数に関する事項 | 01 | 組織編成及び定数配置方針 | 01 | 組織改正及び定数配置に関する文書 | 5年 |
022 | 職員等の採用計画の策定及び決定に関する事項 | 01 | 採用計画に向けた協議、採用計画の決定 | 01 | 職員の採用計画策定に向けた協議及び採用計画決定に関する文書 | 3年 |
02 | 非常勤嘱託職員の採用計画策定に向けた協議及び採用計画決定に関する文書 | 1年 | ||||
03 | 臨時職員の採用計画策定に向けた協議及び採用決定に関する文書 | 1年 | ||||
023 | 職員等の採用に関する事務 | 01 | 職員の選考、採用 | 01 | 職員の選考試験の実施、結果及び採用決定に関する文書 | 永年 |
02 | 非常勤嘱託員の選考、採用 | 01 | 非常勤嘱託員の選考試験の実施、結果及び採用決定に関する文書 | 1年 | ||
03 | 臨時職員の選考、採用 | 01 | 臨時職員の選考試験の実施、結果及び採用決定に関する文書 | 1年 | ||
024 | 職員等の任免に関する事項 | 01 | 特別職の任免 | 01 | 特別職の任免に関する文書 | 永年 |
02 | 職員の任免 | 01 | 職員の任免に関する文書 | 永年 | ||
03 | 非常勤嘱託員の任免 | 01 | 非常勤嘱託員の任免に関する文書 | 永年 | ||
04 | 臨時職員の任免 | 01 | 臨時職員の任免に関する文書 | 永年 | ||
05 | 職員の派遣 | 01 | 職員の派遣に関する文書 | 永年 | ||
06 | 職員の履歴 | 01 | 職員の履歴に関する文書 | 永年 | ||
07 | 非常勤職員の履歴 | 01 | 非常勤職員の履歴に関する文書 | 永年 | ||
025 | 再任用に関する事項 | 01 | 再任用の協議 | 01 | 再任用の協議、検討に関する文書 | 3年 |
026 | 勧奨退職に関する事項 | 01 | 勧奨退職の協議 | 01 | 勧奨退職の協議、検討に関する文書 | 3年 |
027 | 退職に関する事項 | 01 | 退職に関する業務 | 01 | 退職に関する文書 | 永年 |
028 | 人事評価及び人事異動に関する事項 | 01 | 人事評価 | 01 | 人事評価に関する文書 | 永年 |
02 | 人事異動 | 01 | 人事異動に関する文書 | 永年 | ||
029 | 職員の懲戒又は分限に関する事項 | 01 | 研修又は指導 | 01 | 研修又は指導に関する文書 | 永年 |
02 | 懲戒又は分限の検討、決定 | 01 | 懲戒又は分限の検討、決定に関する文書 | 永年 | ||
030 | 職員の法令遵守に関する事項 | 01 | 法令遵守の指導等 | 01 | 職員の綱紀粛正に関する文書 | 3年 |
031 | 証明書、身分証明書等の交付に関する事項 | 01 | 証明書、身分証等の交付 | 01 | 証明書、身分証等の交付に関する決裁文書 | 5年 |
032 | 職員の給与に関する事項 | 01 | 給与 | 01 | 給与支払銀行の指定等に関する文書 | 3年 |
02 | 手当に関すること | 01 | 諸手当の認定に関する文書 | 3年 | ||
033 | 職員の給料、手当等に関する事項 | 01 | 給与改定 | 01 | 給与改定に関する文書 | 永年 |
02 | 給料 | 01 | 初任給決定に関する文書 | 永年 | ||
02 | 昇給及び昇格に関する文書 | 永年 | ||||
03 | 復職時調整に関する文書 | 永年 | ||||
04 | 給料表異動に関する文書 | 永年 | ||||
05 | 給料の調整額に関する文書 | 永年 | ||||
06 | 給料の支給に関する文書(賃金台帳等) | 永年 | ||||
03 | 諸手当 | 01 | 諸手当の運用に関する文書 | 5年 | ||
02 | 諸手当の支給に関する文書 | 5年 | ||||
04 | 退職手当 | 01 | 退職手当に関する文書 | 5年 | ||
05 | 旅費 | 01 | 旅費に関する文書 | 5年 | ||
06 | 報酬等 | 01 | 報酬等に関する文書 | 5年 | ||
07 | 給与の公表 | 01 | 給与の公表に関する文書 | 永年 | ||
034 | 臨時職員、非常勤職員の賃金、手当等に関する文書 | 01 | 賃金 | 01 | 賃金の支給に関する文書 | 永年 |
02 | 賃金支払銀行の指定等に関する文書 | 3年 | ||||
02 | 諸手当 | 01 | 諸手当の支給に関する文書 | 3年 | ||
035 | 職員の勤務実績報告に関する文書 | 01 | 勤務実績報告 | 01 | 勤務実績報告に関する文書 | 5年 |
02 | 出勤簿 | 5年 | ||||
03 | 時間外命令簿 | 5年 | ||||
036 | 職員の法定調書に関する事項 | 01 | 法定調書 | 01 | 源泉徴収に関する文書 | 7年 |
02 | 給与支払報告書 | 7年 | ||||
037 | 職員の公務災害に関する事項 | 01 | 認定請求 | 01 | 認定請求に関する文書 | 5年 |
02 | 各種補償請求 | 01 | 各種補償請求に関する文書 | 5年 | ||
03 | 各種福祉事業申請 | 01 | 各種福祉事業申請に関する文書 | 5年 | ||
038 | 職員の公務災害負担金に関する事項 | 01 | 負担金 | 01 | 負担金に関する文書 | 5年 |
039 | 非常勤職員の公務災害に関する事項 | 01 | 認定請求 | 01 | 認定請求に関する事項 | 5年 |
02 | 各種補償請求 | 01 | 各種補償請求に関する文書 | 5年 | ||
040 | 職員の交通事故処理に関する事項 | 01 | 交通事故の届出の受付 | 01 | 交通事故の発生に関する文書 | 5年 |
02 | 方針の決定 | 01 | 方針案の決定に関する文書 | 5年 | ||
03 | 示談に関する業務 | 01 | 示談に関する文書 | 5年 | ||
04 | 物品の修繕 | 01 | 物品の修繕に関する文書 | 5年 | ||
041 | 職員の服務に関する事項 | 01 | 職務専念義務の免除 | 01 | 職務専念義務の免除に関する文書 | 3年 |
02 | 各種休暇 | 01 | 各種休暇に関する文書 | 3年 | ||
03 | 週休日の振替 | 01 | 週休日の振替に関する文書 | 3年 | ||
04 | 休日の代休指定 | 01 | 代休に関する文書 | 3年 | ||
05 | 各種休業 | 01 | 各種休業に関する文書 | 3年 | ||
042 | 職員の研修計画に関する事項 | 01 | 研修計画及び実施 | 01 | 研修計画の立案及び研修実施に関する文書 | 5年 |
043 | 職員の福利厚生に関する事項 | 01 | 共済組合に関する業務 | 01 | 共済組合に関する文書 | 5年 |
02 | 互助会に関する業務 | 01 | 互助会に関する文書 | 5年 | ||
044 | 職員の健康管理に関する事項 | 01 | 健康障害防止 | 01 | 健康障害防止に関する文書 | 3年 |
02 | 健康診断、各種検査等に関する業務 | 01 | 健康診断(電離放射線健康診断を除く)、事後指導、各種検査に関する文書 | 3年 | ||
03 | 健康相談等に関する業務 | 01 | 健康相談、ストレス相談に関する文書 | 3年 | ||
045 | 職員の安全衛生管理計画の制定又は改廃に関する事項 | 01 | 安全衛生管理計画の制定又は改廃 | 01 | 計画の立案に関する文書 | 10年 |
02 | 計画の制定又は改廃に関する文書 | 10年 | ||||
046 | 旅行命令及び旅行に係る復命(他の項に属するものを除く)に関する事項 | 01 | 旅行命令及び復命 | 01 | 旅行に係る伺、旅行に係る申請、旅行に係る復命に関する文書 | 5年 |
047 | 時間外勤務命令に関する事項 | 01 | 時間外勤務 | 01 | 時間外勤務申請及び承認に関する文書 | 5年 |
048 | 職員の担当事務の決定に関する事項 | 01 | 職員の担当事務の決定 | 01 | 職員の担当事務の決定に関する文書 | 3年 |
049 | 事務引継に関する事項 | 01 | 事務の引継 | 01 | 事務引継に関する文書(管理者) | 永年 |
02 | 事務引継に関する文書(会計管理者) | 5年 | ||||
03 | 事務引継に関する文書(事務局長、部長級の職位) | 5年 | ||||
050 | 物品貸与記録に関する事項 | 01 | 被服貸与 | 01 | 被服貸与台帳 | 返還後3年 |
02 | 更衣ロッカー貸与 | 01 | 更衣ロッカー貸与台帳 | 返還後3年 | ||
051 | 不当な働きかけに関する事項 | 01 | 不当な働きかけの報告 | 01 | 不当な働きかけに関する文書 | 5年 |
02 | 不当な働きかけに関する文書(重大なもの) | 永年 | ||||
052 | 人事関係の調査に関する事項 | 01 | 調査・実地指導等 | 01 | 人事関係調査実地指導に関する文書 | 10年 |
予算、決算及び監査に関する事項 | ||||||
053 | 予算に関する事項 | 01 | 予算編成方針 | 01 | 予算の編成方針に関する文書 | 5年 |
02 | 予算要求書の提出 | 01 | 予算の要求に関する文書 | 5年 | ||
03 | 要求内容の査定 | 01 | 予算査定に関する文書 | 5年 | ||
04 | 予算配当額の確認 | 01 | 予算配当予定額に関する文書 | 5年 | ||
05 | 債務負担行為の設定 | 01 | 債務負担行為の設定に関する文書 | 5年 | ||
06 | 歳出予算の流用 | 01 | 歳出予算の流用に関する文書 | 5年 | ||
07 | 予算書 | 01 | 予算書 | 永年 | ||
054 | 決算に関する事項 | 01 | 決算の調製 | 01 | 歳入歳出決算の調製に関する文書 | 5年 |
02 | 決算の公表 | 01 | 公表に関する文書 | 5年 | ||
03 | 決算書 | 01 | 決算書 | 永年 | ||
055 | 起債事務に関する事項 | 01 | 起債事務に関する事項 | 01 | 起債の借入に関する文書 | 永年 |
02 | 起債の管理に関する文書 | 永年 | ||||
056 | 繰入金に関する事項 | 01 | 繰入基準に関すること | 01 | 繰入基準に関する文書 | 永年 |
02 | 繰入額算定に関すること | 01 | 繰入額算定に関する文書 | 永年 | ||
03 | 繰出依頼に関すること | 01 | 繰入依頼に関する文書 | 永年 | ||
057 | 補助金に関する事項 | 01 | 補助金に関すること | 01 | 補助金申請及び決定に関する文書 | 永年 |
058 | 繰越事務に関する文書 | 01 | 繰越枠の検討 | 01 | 繰越設定に関する文書 | 5年 |
02 | 繰越確定 | 01 | 予算の繰越承認に関する文書 | 5年 | ||
059 | 監査に関する事項 | 01 | 現金出納検査の実施に関すること | 01 | 検査の実施に関する文書 | 5年 |
02 | 検査結果に関する文書 | 5年 | ||||
02 | 外部監査の実施に関すること | 01 | 外部監査の実施 | 5年 | ||
02 | 外部監査の実施結果に関する文書 | 5年 | ||||
会計に関する事項 | ||||||
060 | 会計伝票処理に関する事項 | 01 | 会計伝票処理 | 01 | 会計伝票 | 10年 |
02 | 会計伝票整理、保存 | 01 | 仕分日計表 | 10年 | ||
061 | 会計帳簿の作成、保管に関する事項 | 01 | 会計帳簿作成、保管 | 01 | 会計帳簿 | 永年 |
062 | 契約に関する事項 | 01 | 事業実施計画、予算措置等の検討 | 01 | 事業実施計画の検討に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 |
02 | 予算措置に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||||
02 | 仕様並びに契約方法の決定 | 01 | 仕様書の作成に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||
02 | 契約方法の決定に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||||
03 | 最低制限価格、低入札価格調査の設定に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||||
03 | 施行伺い及び予定価格の設定 | 01 | 施行伺い | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||
02 | 予定価格調書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||||
04 | 入札の実施 | 01 | 入札参加条件の設定に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||
02 | 入札公告に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||||
03 | 入札結果に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||||
05 | 契約の意思決定 | 01 | 契約の意思決定に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||
06 | 契約の締結 | 01 | 契約の締結に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||
07 | 契約の変更 | 01 | 契約の変更に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||
08 | 契約の履行及び検査 | 01 | 契約の履行完了及び検査の実施に関する文書 | 契約満了の日に係る特定日以後5年 | ||
063 | 収入に関する事項 | 01 | 収入の調定 | 01 | 収入調定に関する文書 | 5年 |
02 | 納付・納入 | 01 | 納付・納入に関する文書 | 5年 | ||
02 | 現金の領収に関する文書 | 5年 | ||||
03 | 戻出 | 01 | 戻出に関する文書 | 5年 | ||
064 | 支出に関する事項 | 01 | 支出の意思決定 | 01 | 支出の意思決定に関する文書 | 5年 |
02 | 支出の更正 | 01 | 支出の更正に関する文書 | 5年 | ||
03 | 支払い | 01 | 支払依頼書 | 5年 | ||
02 | 小切手支払に関する文書 | 5年 | ||||
03 | 口座振替払に関する文書 | 5年 | ||||
04 | 戻入 | 01 | 戻入に関する文書 | 5年 | ||
065 | 資金前渡金の精算に関する事項 | 01 | 資金前渡の精算 | 01 | 資金前渡精算に関する文書 | 5年 |
066 | 歳入歳出の整理に関する事項 | 01 | 歳入歳出の整理 | 01 | 歳入整理表に関する事項 | 5年 |
02 | 歳出整理表に関する事項 | 5年 | ||||
067 | 会計検査に関する事項 | 01 | 会計事務の検査 | 01 | 会計検査に関する事項 | 5年 |
068 | 出納取扱金融機関に関する事項 | 01 | 出納取扱金融機関関係事務 | 01 | 出納取扱金融機関との契約に関する文書 | 契約期間満了の日に係る特定日以後5年 |
02 | 出納取扱金融機関検査に関する文書 | |||||
財産又は物品に関する事項 | ||||||
069 | 財産(不動産及び物品を除く。)の取得に関する事項 | 01 | 財産計画の策定 | 01 | 財産取得の計画に関する文書 | 10年 |
02 | 財産の取得 | 01 | 財産の取得に関する文書 | 10年 | ||
02 | 寄附の申込み及び取得の承認に関する文書 | 10年 | ||||
03 | 寄附の使途に関する文書 | 10年 | ||||
070 | 財産台帳等財産の管理に関する事項 | 01 | 財産の管理に関する記録 | 01 | 財産台帳等の管理に関する文書 | 財産の滅失等記録を保有する必要がなくなる日に係る特定日以後5年 |
071 | 物品の取得に関する事項 | 01 | 機種の選定 | 01 | 機種選定過程に関する文書 | 5年 |
02 | 購入による取得 | 01 | 物品の要求に関する文書(10万円未満) | 3年 | ||
02 | 物品の要求に関する文書(10万円以上) | 物品の廃棄の日に係る特定日以後5年 | ||||
03 | 入札に関する文書、発注に関する文書(10万円未満) | 3年 | ||||
04 | 入札に関する文書、発注に関する文書(10万円以上) | 物品の廃棄の日に係る特定日以後5年 | ||||
05 | 物品の納品に関する文書(10万円未満) | 3年 | ||||
06 | 物品の納品に関する文書(10万円以上) | 物品の廃棄の日に係る特定日以後5年 | ||||
07 | 物品の登録に関する文書 | 物品の廃棄の日に係る特定日以後5年 | ||||
03 | 資金前渡による物品の取得 | 01 | 物品の取得に関する決裁文書(10万円未満) | 3年 | ||
02 | 物品の取得に関する決裁文書(10万円以上) | 物品の廃棄の日以後5年 | ||||
03 | 物品の取得と引継ぎに関する文書(10万円未満) | 3年 | ||||
04 | 物品の取得と引継ぎに関する文書(10万円以上) | 物品の廃棄の日に係る特定日以後5年 | ||||
05 | 検査及び受領に関する文書(10万円未満) | 3年 | ||||
06 | 検査及び受領に関する文書(10万円以上) | 物品の廃棄の日に係る特定日以後5年 | ||||
04 | 寄附による物品の取得 | 01 | 寄附の申込み及び取得の承認に関する文書 | 5年 | ||
02 | 寄附物品の受入に関する文書 | 5年 | ||||
03 | 物品の登録に関する文書 | 5年 | ||||
072 | 物品の管理に関する事項 | 01 | 物品の移動 | 01 | 消耗品の払出し | 3年 |
02 | 物品の毀損又は亡失に関すること | 01 | 物品毀損又は亡失の状況に関する文書 | 3年 | ||
02 | 損害賠償の審査及び賠償責任に関する文書 | 3年 | ||||
03 | 損害賠償に関する文書 | 3年 | ||||
03 | 物品の保管転換 | 01 | 物品の保管転換に関する文書 | 3年 | ||
04 | 物品の譲与 | 01 | 譲与の申込に関する文書 | 3年 | ||
02 | 譲与の承認に関する文書 | 3年 | ||||
03 | 譲与の契約及び物品の譲与に関する文書 | 3年 | ||||
05 | 備品の分類替え | 01 | 備品の分類替えに関する文書 | 3年 | ||
06 | 物品の管理報告 | 01 | 物品の管理に関する文書 | 3年 | ||
073 | 物品の処分に関する事項 | 01 | 物品の不用の決定 | 01 | 物品の不用の決定に関する文書 | 5年 |
その他の事項 | ||||||
074 | 報道機関への情報提供に関する事項 | 01 | 報道機関への情報提供 | 01 | インタビュー、アンケート等に関する決裁文書 | 5年 |
02 | 記者クラブへの情報提供 | 5年 | ||||
075 | 広報に関する事項 | 01 | 広報に関する計画 | 01 | 広報の実施に関する文書 | 5年 |
02 | 印刷物の作成及び配布に関する文書 | 5年 | ||||
076 | ホームページに関する事項 | 01 | ホームページに関すること | 01 | ホームページ運用管理の要領に関する文書 | 3年 |
02 | ホームページ登載に関する文書 | 3年 | ||||
077 | 危機管理に関する文書 | 01 | 防災・消防に関すること | 01 | 災害対策に関する文書 | 5年 |
02 | 消防に関する文書 | 5年 | ||||
03 | その他防災、・消防に関する文書 | 5年 | ||||
078 | 危機への対応に関すること(関係機関、他団体に対する支援に関するものに限る。) | 01 | 対応(支援)案の検討 | 01 | 立案の契機に関する文書 | 永年 |
02 | 立案に活用した調査又は資料の収集に関する文書 | 永年 | ||||
03 | 立案の検討に関する審議会、委員会等の文書 | 永年 | ||||
04 | 他の行政機関との協議に関する文書 | 永年 | ||||
05 | 支援策の決定過程に関する文書 | 永年 | ||||
02 | 支援の実施 | 01 | 支援の実施に関する文書 | 永年 | ||
03 | 支援内容の記録等 | 01 | 支援後の記録、報告等に関する文書 | 永年 | ||
079 | 危機及び災害への対応に関する事項 | 01 | 他の機関、団体等への依頼 | 01 | 依頼に関する文書 | 永年 |
02 | 対応の準備 | 01 | 準備に関する文書 | 永年 | ||
03 | 予算に関する業務 | 01 | 予算に関する文書 | 永年 | ||
04 | 通知、報告 | 01 | 通知、報告等に関する文書 | 永年 | ||
05 | 実施結果に関する業務 | 01 | 対応の記録、報告等に関する文書 | 永年 | ||
080 | 他の機関の発する告示等に関する事項 | 01 | 他の機関の発する告示等の受領 | 01 | 告示、公示及び公告に関する受領文書 | 10年 |
081 | 各種調査統計に関する事項 | 01 | 国の調査統計 | 01 | 調査統計に関する文書(重要なもの) | 10年 |
02 | 調査統計に関する文書 | 5年 | ||||
02 | 県の調査統計 | 01 | 調査統計に関する文書(重要なもの) | 10年 | ||
02 | 調査統計に関する文書 | 5年 | ||||
03 | 国、県機関以外調査統計 | 01 | 調査統計に関する文書(重要なもの) | 10年 | ||
02 | 調査統計に関する文書 | 5年 | ||||
082 | 各種照会回答に関する事項 | 01 | 国への照会又は回答 | 01 | 照会、回答に関する文書(重要なもの) | 3年 |
02 | 照会、回答に関する文書(軽易なもの) | 1年 | ||||
02 | 県への照会又は回答 | 01 | 照会、回答に関する文書(重要なもの) | 3年 | ||
02 | 照会、回答に関する文書(軽易なもの) | 1年 | ||||
03 | 国・県以外の機関への照会又は回答 | 01 | 照会、回答に関する文書(重要なもの) | 3年 | ||
02 | 照会、回答に関する文書(軽易なもの) | 1年 | ||||
083 | 指令、通達に関する事項 | 01 | 指令、通達の実施に関すること | 01 | 指令、通達の実施に関する文書 | 永年 |
02 | 指令、通達の受領に関すること | 01 | 指令、通達の受領に関する文書 | 永年 | ||
084 | 通知、報告に関する事項(他の項に該当するものを除く。) | 01 | 通知、報告の実施に関すること | 01 | 通知、報告の実施に関する文書 | 3年 |
02 | 通知、報告の受領に関すること | 01 | 通知、報告の受領に関する文書 | 3年 | ||
085 | 請願、要望等に関する事項 | 01 | 請願、要望等の実施に関すること | 01 | 請願、要望等の実施に関する文書 | 5年 |
02 | 請願、要望等の受領に関すること | 01 | 請願、要望等の受領に関する文書 | 5年 | ||
03 | 職員の諸願、要望、届出等の受領に関すること | 01 | 職員の諸願、要望、届出等の受領に関する文書 | 3年 | ||
086 | 総務に関する事項(他の項に該当するものを除く。) | 01 | 所属の意思決定に関すること | 01 | 伺い定めに関する文書 | 3年 |
02 | 総務総括 | 01 | 総務に関する文書 | 3年 | ||
087 | 前号までに各事項に該当しない文書 | 01 | 処理に係る事案が永年保存を必要とする事項 | 01 | 永年保存を必要とする文書 | 永年 |
02 | 処理に係る事案が10年保存を必要とする事項 | 01 | 10年保存を必要とする文書 | 10年 | ||
03 | 処理に係る事案が5年保存を必要とする事項 | 01 | 5年保存を必要とする文書 | 5年 | ||
04 | 処理に係る事案が3年保存を必要とする事項 | 01 | 3年保存を必要とする文書 | 3年 | ||
05 | 処理に係る事案が軽易なこと | 01 | 軽易な文書 | 1年 | ||
様式第4号 削除
